ZAWIADOMIENIE O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
na świadczenie w okresie od 1.01.do 31.12.2024 r. usługi ochrony fizycznej osób i mienia w budynkach Teatru „Maska”

Rzeszów, dnia 6.12.2023 r.                                                                                                  Znak sprawy:NG-250/1/2023

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na świadczenie w okresie od 1.01.do 31.12.2024 r. usługi ochrony fizycznej osób i mienia w budynkach Teatru „Maska” o łącznej powierzchni 3355 m2 położonych przy ul.Mickiewicza 9,11 i 13 w Rzeszowie oraz obsługi zainstalowanych urządzeń zabezpieczenia technicznego.

Niniejsze zaproszenie do składania ofert dotyczy  realizacji usługi o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości 130 000 zł.

Zamawiający:

Teatr „Maska” w Rzeszowie
ul. Mickiewicza 13
NIP: 8130267912

Dodatkowych informacji udziela:

Paweł Surówka
tel 0 17 852 06 14;
e-mail: psurowka@teatrmaska.pl

Nazwa przedmiotu zamówienia

I. Opis przedmiotu zamówienia .

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego  kompleksowej usługi ochrony i dozoru mienia we wspomnianym obiekcie oraz przyległym terenie należącym do Teatru a polegającej w szczególności na:

1.1.Bezpośredniej fizycznej ochronie obiektu przez jednego kwalifikowanego pracownika ochrony fizycznej, realizowanej w systemie zmianowym, polegającej na pełnieniu służby na stałym posterunku w wyznaczonym pomieszczeniu ochrony w godzinach:

- od 8.00 do 22.00 w dni powszednie od poniedziałku do piątku,

- od 8.00 do 22.00 w  soboty,

- od 10.00 do 20.00 w niedziele i święta,

Pełnieniu nieregularnych dyżurów całodobowych których terminu nie można określić na etapie  przygotowywania niniejszego zaproszenia ponieważ wynikają one z bieżących potrzeb  Teatru.

Uzupełniająco podajemy natomiast liczbę godzin przepracowanych w godzinach nocnych (od 22.00 do 6.00)  podczas wspomnianych,  nieregularnych całodobowych dyżurów w okresie ostatnich 12 m-cy, do wykorzystania przez oferentów przy kalkulowaniu ceny usługi (załącznik nr 2 do zaproszenia).

Jednocześnie informujemy, że w dni powszednie od poniedziałku do piątku od godz. 6.00 do 8.00 dyżur pełni pracownik Zamawiającego ale w dniach jego nieobecności w pracy służbę będzie pełnił pracownik ochrony Wykonawcy.

1.2.Obsłudze w trakcie pełnienia dyżuru- technicznych systemów zabezpieczeń Teatru (centrala sygnalizacji pożaru Polon 4000 oraz system włamania i napadu)  i podjęciu  natychmiastowej  reakcji w przypadku wystąpienia zagrożenia. Pracownicy ochrony zobowiązani są do obsługi monitoringu  w zakresie podglądu w czasie rzeczywistym (kamery rejestrujące obraz).

1.3.Obsłudze centrali telefonicznej.

1.4.Obsłudze bramki wjazdowej na parking  (szlabanu parkingowego).

1.5.Wykonywaniu drobnych prac porządkowych (koszenie trawy, sprzątanie chodnika oraz  parkingu a w okresie zimy odśnieżanie schodów, chodnika oraz parkingu ) podczas nieobecności  pracowników Teatru odpowiedzialnych za utrzymanie czystości.

1.6.Prowadzeniu dokumentacji odzwierciedlającej przebieg służby (zmiany).

1. 7.Reagowaniu na sygnały pracowników o zagrożeniu.

1.8.Prowadzeniu niezbędnych działań zapobiegających przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu  oraz powstaniu szkody w tym mieniu, pożaru, zalania,itp.

1.9. Uniemożliwieniu  wstępu na ochraniany teren osobom nieupoważnionym.

1.10.Podejmowaniu interwencji w przypadku wystąpienia zakłócenia porządku (ze szczególnym uwzględnieniem  parkingu przylegającego do Teatru).

1.11.Codziennym kontrolowaniu stanu zabezpieczeń pomieszczeń od chwili rozpoczęcia, w trakcie trwania i zakończenia dyżuru.W obiekcie należy dokonać sprawdzenia stanu zabezpieczenia :(zamknięcia) drzwi i okien, oświetlenia wewnętrznego i zewnętrznego, instalacji sanitarnych, CO, ppoż. i innych urządzeń znajdujących się w chronionym obiekcie.

1.12.Niezwłocznym powiadamianiu upoważnionych pracowników Zamawiającego o każdym stwierdzonym przypadku niewłaściwego zabezpieczenia obiektu lub uszkodzeniach instalacji i urządzeń w obiekcie.

1.13.Przeprowadzaniu obchodów obiektu w czasie dyżuru z  jednoczesnym dokonaniem odpowiednich  wpisów do książki dyżurów (raportów) oraz zapewnieniu porządku publicznego na dozorowanym terenie.

1.14.Podejmowaniu wszelkich działań przewidzianych i dopuszczalnych prawem w przypadku stwierdzenia próby włamania lub ataku na chronione mienie lub osoby. Niezwłocznym powiadamianiu o tego rodzaju zdarzeniach dyżurnego/operatora  Stacji Monitorowania Alarmów podległej Przedsiębiorstwu "Specjał" w Rzeszowie, które  świadczy na rzecz Teatru usługę w zakresie monitorowania obiektu celem wysłania Grupy Interwencyjnej i objęcia obiektu jej doraźnym dozorem.

1.15.Gospodarowaniu kluczami do pomieszczeń w szczególności wydawaniu i przyjmowaniu kluczy zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego zasadami w tym również pracownikom obcych Firm wynajmujących pomieszczenia biurowe w Teatrze. Otwieraniu i zamykaniu w czasie pełnionego dyżuru drzwi wejściowych do obiektu. Każdorazowo po zakończeniu w danym dniu dyżuru,  przekazywaniu kluczy do głównych drzwi wejściowych ochranianego obiektu, do Ratusza Miejskiego i odbiór ich przed rozpoczęciem służby w dniu następnym.  

1.16.Egzekwowaniu od osób przebywających na terenie obiektu aktualnych rygorów sanitarnych wprowadzanych przez służby sanitarne kraju w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub pandemii. Prowadzenie innej wymaganej dokumentacji wynikającej z bieżących decyzji władz państwowych lub samorządowych.

Zatrudnieni pracownicy (ochroniarze) nie mogą mieć przeciwwskazań do wykonywania wyżej wymienionych prac opisanych w punkcie I niniejszego zaproszenia.

Wymaga się, aby pracownicy ochrony byli kwalifikowanymi pracownikami ochrony  z   odpowiednim doświadczeniem, przeszkoleniem i sprawnością fizyczną.

2. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do:

2.1.Przestrzegania przepisów prawa (zwłaszcza przepisów BHP i ppoż.) przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia.

2.2.Zapewnienia swoim pracownikom ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.

2.3.Zagwarantowania  pracownikom wykonującym zadania ochronne w ochranianym  obiekcie jednolitego ubioru oraz identyfikatorów osobistych  i wyposażenia niezbędnego do prawidłowego wykonania przydzielonych im zadań.

2.4.Dbania o wygląd zewnętrzny i właściwe reprezentowanie Zamawiającego przez pracowników wykonujących zadania ochronne.

2.5.Nie ujawniania informacji związanych z ochroną obiektu osobom postronnym.

2.6.Kierowania się zasadami etyki zawodowej.

2.7.Przestrzegania postanowień przepisów prawnych związanych z obowiązkiem zachowania tajemnicy służbowej i respektowania przepisów wynikających z ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. z 2018 r. poz. 2142 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą o ochronie osób i mienia oraz aktów wykonawczych.

2.8.Powiadomienia Zamawiającego na piśmie o podwyższeniu zagrożenia ochranianego obiektu.

2.9. Przedstawienia w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty podpisania umowy „Regulaminu wewnętrznego służby” opracowanego przez wykonawcę, który określi szczegółowe obowiązki pracownika ochrony, sposób pełnienia służby, dokumentację, sposób jej prowadzenia oraz tryb postępowania w razie wystąpienia szkody i innych nieprawidłowości w chronionym obiekcie.

3. Zamawiający zapewni pracownikom ochrony podstawowe warunki socjalno-bytowe tj. pomieszczenie ochrony oraz  dostęp do WC i umywalni z wodą.

4.Ponadto pracownicy ochrony zobowiązani będą znać:

- rozmieszczenie głównych wyłączników prądu, zaworów: zimnej i ciepłej wody oraz c.o. w  obiekcie, 

- przepisy bhp i p.poż. obowiązujące na terenie chronionego obiektu,

- rozmieszczenie dróg ewakuacyjnych, wyjść z obiektu, lokalizację i zasady posługiwania się podręcznym sprzętem gaśniczym, sposób i miejsce uruchamiania instalacji zraszaczowej i klapy p.poż. w które wyposażony jest ochraniany obiekt,

- obsługę zainstalowanych systemów alarmowych,

- numery telefonów alarmowych w szczególności do policji, straży pożarnej, straży miejskiej,

  pogotowia: ratunkowego, gazowego, energetycznego, wodno-kanalizacyjnego, ciepłowniczego,

  dźwigowego a także  firm monitorujących ochraniany obiekt w zakresie włamania i napadu oraz   p.poż.

II. Miejsce i termin składania ofert.

Ofertę należy złożyć Zamawiającemu: Teatr „Maska” w Rzeszowie, ul. Mickiewicza 13 ,

35-064 Rzeszów w sekretariacie - pokój nr 111  w terminie do dnia 21.12.2023 r. do godz.13:00  w zaklejonej  kopercie z  opisem „Oferta na świadczenie usługi ochrony fizycznej osób i mienia w budynkach Teatru „Maska” w 2024 r. ” lub w formie elektronicznej na adres : teatrmaska@teatrmaska.pl

III. Termin wykonania zamówienia: 1.01. do 31.12.2024 r.

IV. Opis sposobu przygotowania oferty.

1. Wykonawca powinien sporządzić ofertę na wymaganym formularzu ofertowym (zał. nr 1 do zapytania ofertowego), podając cenę netto, podatek VAT, cenę brutto 1- roboczogodziny.

Oferta musi mieć formę pisemną i być sporządzona w języku polskim.

2. Załącznikami do formularza oferty są:

a. Oświadczenie o wykonaniu przedmiotu zamówienia bez udziału podwykonawców.

b. Oświadczenie Wykonawcy, że nie jest prowadzone przeciwko niemu postępowanie sądowe związane z  działalnością gospodarczą.

c. Oświadczenie, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania przedłożenia przez Wykonawcę zaświadczeń  wystawionych przez Naczelnika Urzędu Skarbowego oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych dotyczących  w/w należności, przed podpisaniem umowy.

d. Kopia polisy, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest  ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.

e. Wykaz osób upoważnionych do występowania w imieniu Wykonawcy i podpisywania zobowiązań  uzgodnień, telefony kontaktowe.

f. Oświadczenie Wykonawcy, że zobowiązuje się do  zawarcia umowy w ciągu 5 dni od otrzymania informacji o wyborze oferty .

g. Kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo kopię aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

h. Kopia koncesji oraz innych zezwoleń, licencji niezbędnych do prowadzenia działalności w zakresie ochrony osób i mienia.

i. Kopie dokumentów muszą zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do  występowania w imieniu oferenta.

3.Oferta winna zawierać nazwę i adres wykonawcy oraz podpis osoby uprawnionej lub upoważnionej do  występowania w imieniu wykonawcy, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątką imienną.Jeżeli upoważnienie  nie wynika z dokumentów rejestrowych Oferent zobowiązany jest dołączyć do oferty stosowne pełnomocnictwo. 

4.Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zaproszenia do złożenia oferty.

5.Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, złożenie dwóch ofert skutkuje odrzuceniem wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. Jeżeli w postępowaniu wpłyną  dwie lub więcej  ofert z jednakową ceną Zamawiający może poprosić o złożenie ofert dodatkowych, przy czym  nie mogą one zawierać kwot wyższych od kwot zawartych w ofertach pierwotnych.

6.Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

V. Wymagania stawiane oferentom.

Wykonawca powinien przed złożeniem oferty dokonać wizji lokalnej w obiekcie po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym terminu jej przeprowadzenia.

VI. Opis kryteriów oceny ofert, ich znaczenie i sposób oceny:

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: cena oferty brutto  –100%.

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu oferentowi zamówienia za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź telefonicznie a  informacja o rozstrzygnięciu postępowania  zostanie opublikowana na stronie internetowej Teatru. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.

VII. Dodatkowe informacje

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert i wezwać Wykonawcę do złożenia stosownych wyjaśnień z jednoczesnym wyznaczeniem odpowiedniego terminu. Wyjaśnienia treści oferty nie mogą prowadzić do jej zmiany.

Pracownik prowadzący postępowanie poprawia w ofercie:

1) oczywiste omyłki pisarskie;

2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;

3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

–  O dokonanej poprawie w ofercie Zamawiający  niezwłocznie informuje Wykonawcę.

Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli:

1) zawiera braki uniemożliwiające dokonanie oceny jej treści. Dotyczy to w szczególności ceny lub innych warunków określonych w zapytaniu ofertowym jako kryterium oceny ofert;

2) jej treść nie odpowiada warunkom zamówienia, w szczególności ze względu na jej niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia;

3) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

4) Wykonawca nie złożył stosownych wyjaśnień dotyczących treści przekazanych ofert, w terminie wskazanym w wezwaniu  Zamawiającego;

5) wpłynęła po terminie składania ofert.

Na zapytania Wykonawców w zakresie zapytania ofertowego Zamawiający udziela wyjaśnień, chyba że zapytanie wpłynie do  Zamawiającego w ostatnim dniu przewidzianym na składanie ofert.

Dopuszcza się możliwość prowadzenia negocjacji ofert z trzema Wykonawcami, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty w ramach zastosowanych kryteriów oceny ofert, a w przypadku mniejszej liczby otrzymanych ofert Zamawiający zakwalifikuje do negocjacji wszystkich Wykonawców, których oferty spełniają wymagania zawarte w zapytaniu ofertowym.

Jeżeli wybrany Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy, najkorzystniejsza oferta może zostać wybrana spośród ofert pozostałych, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:

1) nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków postępowania;

2) cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę, jaką  Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

3) wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia jest niecelowa;

4) zapytanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

Zapytanie ofertowe może być również unieważnione przez Zamawiajacego bez podania przyczyny (bez podania uzasadnienia) w każdym momencie i nie stanowi podstawy do roszczenia  sobie prawa ze strony Oferenta do realizacji zamówienia.

Oferenci uczestniczą w postępowaniu na własny koszt i ryzyko i nie przysługuje im żadne roszczenie z tytułu unieważnienia postępowania przez Zamawiajacego.

Sporządził:                                                                                         Zatwierdził:

…..............................................                           ..............................................

Podpis pracownika prowadzącego postępowanie                                     Podpis i pieczęć dyrektora

7. Załączniki do pobrania:

Załącznik nr 1 - formularz ofertowy
Załącznik nr 2 - wykaz godzin przepracowanych przez pracowników ochrony w dniach od 1.12.2022 r. do 30.11.2023 r.
Załącznik nr 3 -  projekt umowy