Znak sprawy:NG-250/1/2026
Zamawiający:
Teatr „Maska” w Rzeszowie
ul. Mickiewicza 13
NIP: 8130267912
Dodatkowych informacji udziela:
Stanisław Pankiewicz
tel. 607 921 165
e-mail: s.pankiewicz@teatrmaska.pl
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na świadczenie w okresie od m-ca stycznia 2026 r. (od dnia podpisania umowy) do 31.12.2026 r. usługi ochrony fizycznej osób i mienia w budynkach Teatru „Maska” o łącznej powierzchni 3355 m2 położonych przy ul. Mickiewicza 9,11 i 13 w Rzeszowie oraz obsługi zainstalowanych urządzeń zabezpieczenia technicznego.
Niniejsze zaproszenie do składania ofert dotyczy realizacji usługi o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości 170 000 zł.
I. Opis przedmiotu zamówienia.
- Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w okresie od m-ca stycznia 2026 r. (od dnia podpisania umowy) do 31.12.2026 r. usługi ochrony fizycznej osób i mienia w budynkach Teatru „Maska”łącznej powierzchni 3355 m2, tworzących zwartą zabudowę, położonych przy ul. Mickiewicza 9,11 i 13 w Rzeszowie oraz obsługi zainstalowanych urządzeń zabezpieczenia technicznego. Świadczenie na rzecz Zamawiającego kompleksowej usługi ochrony obiektu, osób i dozoru mienia we wspomnianym obiekcie oraz przyległym terenie należącym do Teatru będzie polegało w szczególności na:
1.1. Bezpośredniej fizycznej ochronie obiektu, osób i mienia przez jednego pracownika ochrony fizycznej, realizowanej w systemie zmianowym, polegającej na pełnieniu służby na stałym posterunku w wyznaczonym pomieszczeniu ochrony w godzinach:
- od 9 do 20 w poniedziałki,
- od 9.00 do 21.00 w dni powszednie od wtorku do piątku,
- od 6.00 do 9.00 w dni powszednie od poniedziałku do piątku w dniach nieobecności
- w pracy pracownika ochrony Zleceniodawcy,
- od 8.00 do 20.00 w soboty,
- od 9.30 do 18.30 w niedziele i święta.
1.2. Pełnieniu nieregularnych dyżurów całodobowych których terminu nie można określić na etapie przygotowywania niniejszego postępowania, ponieważ wynikają one z bieżących potrzeb Teatru.
Uzupełniająco podajemy natomiast ogólną liczbę godzin przepracowanych przez pracowników ochrony w okresie ostatnich 12 m-cy do wykorzystania przez oferentów przy kalkulowaniu ceny usługi, w tym w godzinach nocnych (od 22.00 do 6.00) podczas wspomnianych, nieregularnych w tym całodobowych dyżurów (załącznik nr 2 do zaproszenia).
Jednocześnie informujemy, że w dni powszednie od poniedziałku do piątku od godz. 6.00 do 9.00 dyżur pełni pracownik Zamawiającego, ale w dniach jego nieobecności w pracy służbę będzie pełnił pracownik ochrony Wykonawcy.
1.2. Obsłudze w trakcie pełnienia dyżuru technicznych systemów zabezpieczeń Teatru (centrala sygnalizacji pożaru Polon 4000 oraz system włamania i napadu) i podjęciu natychmiastowej reakcji w przypadku wystąpienia zagrożenia. Pracownicy ochrony zobowiązani są do obsługi monitoringu w zakresie podglądu w czasie rzeczywistym (kamery rejestrujące obraz).
1.3. Obsłudze centrali telefonicznej.
1.4. Obsłudze bramki wjazdowej na parking (szlabanu parkingowego).
1.5. Wykonywaniu drobnych prac porządkowych (koszenie trawy, sprzątanie chodnika oraz parkingu a w okresie zimy odśnieżanie schodów, chodnika oraz parkingu) podczas nieobecności pracowników Teatru odpowiedzialnych za utrzymanie czystości.
1.6. Prowadzeniu dokumentacji odzwierciedlającej przebieg służby (zmiany) i wpisywanie do niej istotnych informacji z przebiegu dyżuru.
1.7. Reagowaniu na sygnały pracowników o zagrożeniu.
1.8. Prowadzeniu niezbędnych działań zapobiegających przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu oraz powstaniu szkody w tym mieniu: pożaru, zalania, itp.
1. 9. Uniemożliwieniu wstępu na ochraniany teren osobom nieupoważnionym.
1.10. Podejmowaniu interwencji w przypadku wystąpienia zakłócenia porządku (ze szczególnym uwzględnieniem parkingu przylegającego do Teatru).
1.11. Codziennym kontrolowaniu stanu zabezpieczeń pomieszczeń od chwili rozpoczęcia, w trakcie trwania i zakończenia dyżuru. W obiekcie należy dokonać sprawdzenia stanu zabezpieczenia: (zamknięcia) drzwi i okien, oświetlenia wewnętrznego i zewnętrznego, instalacji sanitarnych, c.o., p.poż. i innych urządzeń znajdujących się w chronionym obiekcie.
1.12. Niezwłocznym powiadamianiu upoważnionych pracowników Zamawiającego o każdym stwierdzonym przypadku niewłaściwego zabezpieczenia obiektu lub uszkodzeniach instalacji i urządzeń w obiekcie.
1.13. Przeprowadzaniu obchodów obiektu w czasie dyżuru z jednoczesnym dokonaniem odpowiednich wpisów do książki dyżurów (raportów) oraz zapewnieniu porządku publicznego na dozorowanym terenie.
1.14. Podejmowaniu wszelkich działań przewidzianych i dopuszczalnych prawem w przypadku stwierdzenia próby włamania lub ataku na chronione mienie lub osoby. Niezwłocznym powiadamianiu o tego rodzaju zdarzeniach dyżurnego/operatora Stacji Monitorowania Alarmów podległej Przedsiębiorstwu "Specjał" w Rzeszowie, które świadczy na rzecz Teatru usługę w zakresie monitorowania obiektu celem wysłania Grupy Interwencyjnej i objęcia obiektu jej doraźnym dozorem.
1.15. Gospodarowaniu kluczami do pomieszczeń w szczególności wydawaniu i przyjmowaniu kluczy zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego zasadami w tym również pracownikom obcych Firm wynajmujących pomieszczenia biurowe w Teatrze. Otwieraniu i zamykaniu w czasie pełnionego dyżuru drzwi wejściowych do obiektu. Każdorazowo po zakończeniu w danym dniu dyżuru, przekazywaniu kluczy do głównych drzwi wejściowych ochranianego obiektu, do Ratusza Miejskiego i odbiór ich przed rozpoczęciem służby w dniu następnym.
1.16. Egzekwowaniu od osób przebywających na terenie obiektu aktualnych rygorów sanitarnych wprowadzanych przez służby sanitarne kraju w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego lub pandemii. Prowadzenie innej wymaganej dokumentacji wynikającej z bieżących decyzji władz państwowych lub samorządowych.
Zatrudnieni pracownicy (ochroniarze) nie mogą mieć przeciwwskazań do wykonywania wyżej wymienionych prac opisanych w punkcie I (Opis przedmiotu zamówienia).
Wymaga się, aby pracownicy ochrony byli pracownikami ochrony z odpowiednim doświadczeniem, przeszkoleniem i sprawnością fizyczną.
2. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do:
2.1. Przestrzegania przepisów prawa (zwłaszcza przepisów BHP i ppoż.) przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia.
2.2. Zapewnienia swoim pracownikom ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.
2.3. Zagwarantowania pracownikom wykonującym zadania ochronne w ochranianym obiekcie jednolitego ubioru oraz identyfikatorów osobistych i wyposażenia niezbędnego do prawidłowego wykonania przydzielonych im zadań.
2.4. Dbania o wygląd zewnętrzny i właściwe reprezentowanie Zamawiającego przez pracowników wykonujących zadania ochronne.
2.5. Nieujawniania informacji związanych z ochroną obiektu osobom postronnym.
2.6. Kierowania się zasadami etyki zawodowej.
2.7. Przestrzegania postanowień przepisów prawnych związanych z obowiązkiem zachowania tajemnicy służbowej i respektowania przepisów wynikających z ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. z 2018 r. poz. 2142 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą o ochronie osób i mienia oraz aktów wykonawczych.
2.8. Powiadomienia Zamawiającego na piśmie o podwyższeniu zagrożenia ochranianego obiektu.
2.9. Przedstawienia w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty podpisania umowy „Regulaminu wewnętrznego służby” opracowanego przez wykonawcę, który określi szczegółowe obowiązki pracownika ochrony, sposób pełnienia służby, dokumentację, sposób jej prowadzenia oraz tryb postępowania w razie wystąpienia szkody i innych nieprawidłowości w chronionym obiekcie.
3. Zamawiający zapewni pracownikom ochrony podstawowe warunki socjalno-bytowe tj. pomieszczenie ochrony oraz dostęp do WC i umywalni z wodą.
4. Ponadto pracownicy ochrony zobowiązani będą znać:
- rozmieszczenie głównych wyłączników prądu, zaworów: zimnej i ciepłej wody oraz c.o ;w obiekcie,
- przepisy bhp i p.poż. obowiązujące na terenie chronionego obiektu w tym instrukcję bezpieczeństwa pożarowego,
- rozmieszczenie dróg ewakuacyjnych, wyjść z obiektu, lokalizację i zasady posługiwania się podręcznym sprzętem gaśniczym, sposób i miejsce uruchamiania instalacji zraszaczowej ;i klapy p.poż. w które wyposażony jest ochraniany obiekt,
- obsługę zainstalowanych systemów alarmowych,
- numery telefonów alarmowych w szczególności do policji, straży pożarnej, straży miejskiej, pogotowia: ratunkowego, gazowego, energetycznego, wodno-kanalizacyjnego, ciepłowniczego, dźwigowego a także firm monitorujących ochraniany obiekt w zakresie włamania i napadu oraz p.poż.
5. Wykonawca skieruje do realizacji przedmiotu zamówienia pracowników komunikatywnych, wykazujących się kulturą osobistą w kontaktach z innymi osobami, posiadających wiedzę, umiejętności i kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Wszyscy pracownicy ochrony muszą posiadać pełną zdolność psychofizyczną do wykonywania zadań pracownika ochrony.
II. Miejsce i termin składania ofert.
Ofertę należy złożyć Zamawiającemu: Teatr „Maska” w Rzeszowie, ul. Mickiewicza 13, 35-064 Rzeszów w sekretariacie - pokój nr 111 w terminie do dnia 14.01.2026 r. do godz.13:00 w zaklejonej kopercie z opisem „Oferta na świadczenie usługi ochrony fizycznej osób i mienia w budynkach Teatru „Maska” w 2026 r.” lub w formie elektronicznej na adres: teatrmaska@teatrmaska.pl
III. Termin wykonania zamówienia: od m-ca stycznia 2026 r. (od dnia podpisania umowy) do 31.12.2026 r.
IV. Opis sposobu przygotowania oferty.
1. Wykonawca powinien sporządzić ofertę na wymaganym formularzu ofertowym (zał. nr 1 do zapytania ofertowego), podając cenę netto, podatek VAT, cenę brutto 1 roboczogodziny. Oferta musi mieć formę pisemną i być sporządzona w języku polskim.
2. Załącznikami do formularza oferty są:
- Kopia polisy, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.
- odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania; Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów;
- Kopia koncesji oraz innych zezwoleń, licencji niezbędnych do prowadzenia działalności w zakresie ochrony osób i mienia.
Kopie dokumentów muszą zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do występowania w imieniu oferenta.
3. Oferta winna zawierać nazwę i adres wykonawcy oraz podpis osoby uprawnionej lub upoważnionej do występowania w imieniu wykonawcy, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątką imienną. Jeżeli upoważnienie nie wynika z dokumentów rejestrowych Oferent zobowiązany jest dołączyć do oferty stosowne pełnomocnictwo.
4. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zaproszenia do złożenia oferty.
5. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, złożenie dwóch ofert skutkuje odrzuceniem wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. Jeżeli w postępowaniu wpłyną dwie lub więcej ofert z jednakową ceną Zamawiający może poprosić o złożenie ofert dodatkowych, przy czym nie mogą one zawierać kwot wyższych od kwot zawartych w ofertach pierwotnych.
6. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
V. Wymagania stawiane oferentom.
Wykonawca powinien przed złożeniem oferty dokonać wizji lokalnej w obiekcie po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym terminu jej przeprowadzenia.
VI. Opis kryteriów oceny ofert, ich znaczenie i sposób oceny:
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: cena oferty netto –100%.
Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu oferentowi zamówienia za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź telefonicznie a informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Teatru. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.
VII. Dodatkowe informacje.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert i wezwać Wykonawcę do złożenia stosownych wyjaśnień z jednoczesnym wyznaczeniem odpowiedniego terminu. Wyjaśnienia treści oferty nie mogą prowadzić do jej zmiany.
Pracownik prowadzący postępowanie poprawia w ofercie:
- oczywiste omyłki pisarskie;
- oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;
- inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty
O dokonanej poprawie w ofercie Zamawiający niezwłocznie informuje Wykonawcę.
Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
- zawiera braki uniemożliwiające dokonanie oceny jej treści. Dotyczy to w szczególności ceny lub innych warunków określonych w zapytaniu ofertowym jako kryterium oceny ofert;
- jej treść nie odpowiada warunkom zamówienia, w szczególności ze względu na jej niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia;
- jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
- Wykonawca nie złożył stosownych wyjaśnień dotyczących treści przekazanych ofert, w terminie wskazanym w wezwaniu Zamawiającego;
- wpłynęła po terminie składania ofert.
Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od wezwania do poprawienia błędów formalnych oraz uzupełnienia braków w złożonej ofercie w przypadku, gdy nawet ich poprawienie lub uzupełnienie nie spowoduje, iż oferta uzyska najwyższą punktację spośród ocenianych ofert.
Na zapytania Wykonawców w zakresie zapytania ofertowego Zamawiający udziela wyjaśnień, chyba że zapytanie wpłynie do Zamawiającego w ostatnim dniu przewidzianym na składanie ofert.
Dopuszcza się możliwość prowadzenia negocjacji ofert z trzema Wykonawcami, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty w ramach zastosowanych kryteriów oceny ofert, a w przypadku mniejszej liczby otrzymanych ofert Zamawiający zakwalifikuje do negocjacji wszystkich Wykonawców, których oferty spełniają wymagania zawarte w zapytaniu ofertowym.
Jeżeli wybrany Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy, najkorzystniejsza oferta może zostać wybrana spośród ofert pozostałych, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli:
- nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków postępowania;
- cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
- wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia jest niecelowa;
- zapytanie obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
Zapytanie ofertowe może być również unieważnione przez Zamawiającego bez podania przyczyny (bez podania uzasadnienia) w każdym momencie i nie stanowi podstawy do roszczenia sobie prawa ze strony Oferenta do realizacji zamówienia.
Oferenci uczestniczą w postępowaniu na własny koszt i ryzyko i nie przysługuje im żadne roszczenie z tytułu unieważnienia postępowania przez Zamawiającego.
Załączniki:
1. Załącznik nr 1 - formularz ofertowy (.docx, 16,6 KB)
2. Załącznik nr 2 - wykaz godzin przepracowanych przez pracowników ochrony od 1.01.2026 do 31.12.2026 (.docx, 15,7 KB)
3. Załącznik nr 3 - wzór umowy usługi oraz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (.docx, 40 KB)
4. Załącznik nr 4 - klasuzula informacyjna RODO (.docx, 17,8 KB)
Sporządził: Stanisław Pankiewicz
Zatwierdziła: Monika Szela
Treść zapytania (PDF, 336 KB)
Protokół z otwarcia ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty (PDF, 613,93 KB)